Een afspraak inboeken voor een klant

Belt of mailt een klant om een afspraak vast te leggen? Dan boek je die zelf in via Calendars — de klant krijgt automatisch dezelfde bevestiging als bij een online boeking.

Stappen

1. Ga naar Calendars in het linkermenu.
2. Kies de juiste kalender bovenaan als je met meerdere kalenders werkt (bijvoorbeeld per medewerker of dienst).
3. Klik op New Appointment (of + Add, afhankelijk van je weergave).
4. Zoek de klant op in het contactveld. Staat de klant nog niet in je systeem, maak dan meteen een nieuw contact aan met naam, telefoonnummer en/of e-mailadres.
5. Kies de gewenste datum en tijdslot. Alleen momenten binnen je ingestelde beschikbaarheid zijn selecteerbaar.
6. Selecteer, indien van toepassing, de dienst of het type afspraak.
7. Voeg een interne notitie toe als dat nuttig is voor je collega’s (bijvoorbeeld de reden van het bezoek).
8. Controleer of bevestiging versturen aangevinkt staat — zo ontvangt de klant meteen een bevestiging per sms of e-mail.
9. Klik op Book Appointment om de afspraak vast te leggen.

De afspraak verschijnt meteen in je kalender en, indien gekoppeld, in je Google Calendar.

Tips

• Werk je met een klant die al eerder een afspraak had? Zoek het bestaande contact op in plaats van een dubbel aan te maken — zo blijft de volledige klantgeschiedenis op één plek staan.
• Wil je liever dat de klant zelf zijn moment kiest? Stuur dan gewoon je bookinglink door in plaats van manueel te boeken.
• Een afspraak per ongeluk verkeerd geboekt? Zie Een afspraak verzetten of annuleren.

Mini-FAQ

Krijgt de klant automatisch een bevestiging als ik zelf boek? Ja, tenzij je dat bewust uitschakelt bij het aanmaken van de afspraak.

Kan ik een afspraak inboeken buiten mijn normale beschikbaarheid? Sommige weergaves laten dat toe voor uitzonderingen — vraag dit na bij twijfel, want standaard toont het systeem enkel vrije slots.

Zie ik meteen of een tijdslot al bezet is? Ja, bezette momenten zijn niet selecteerbaar in de kalenderweergave.

Vragen? Contacteer ons of mail naar info@teammade.ai — we antwoorden binnen 24 uur op werkdagen.