Een afspraak verzetten of annuleren

Moet een afspraak verschoven of geschrapt worden? Dat kan zowel via jouw kant van het platform als, indien ingeschakeld, rechtstreeks door de klant.

Zelf een afspraak verzetten of annuleren

1. Ga naar Calendars en zoek de afspraak op in de kalenderweergave of via de contactfiche van de klant.
2. Klik de afspraak open.
3. Kies Reschedule om een nieuw tijdslot te kiezen, of Cancel om de afspraak te schrappen.
4. Bij herplannen: selecteer het nieuwe tijdstip binnen je beschikbaarheid en bevestig met Save.
5. Bij annuleren: geef eventueel een reden op voor je interne notities en bevestig.
6. Controleer of klant informeren aangevinkt staat, zodat de klant automatisch een bericht ontvangt met de wijziging.

De klant laat zelf verzetten of annuleren

Schakel je die optie in bij je bevestigingen en herinneringen, dan bevat het bericht een link waarmee de klant zelf:

1. Zijn afspraak opent via de link in de bevestiging of herinnering.
2. Kiest tussen Reschedule en Cancel.
3. Bij herplannen: een nieuw beschikbaar tijdslot selecteert.
4. De wijziging bevestigt — jij en de klant ontvangen allebei een update.

Tips

• Stel een minimumtermijn in voor annuleren of verzetten (bijvoorbeeld niet later dan 2 uur vooraf), zodat je voldoende tijd hebt om je agenda aan te passen.
• Gebruik de interne notitie bij een annulering om patronen te herkennen, bijvoorbeeld herhaalde no-shows bij dezelfde klant.

Mini-FAQ

Krijgt de andere partij automatisch bericht bij een wijziging? Ja, standaard ontvangt de klant een bevestiging van de nieuwe afspraak of annulering, tenzij je dat uitschakelt.

Kan een klant onbeperkt vaak zelf verzetten? Dat hangt af van je instellingen — je kan een limiet of minimumtermijn instellen om misbruik te voorkomen.

Verdwijnt een geannuleerde afspraak volledig uit mijn overzicht? Nee, ze blijft zichtbaar met status “geannuleerd”, zodat je de geschiedenis kan nagaan.

Vragen? Contacteer ons of mail naar info@teammade.ai — we antwoorden binnen 24 uur op werkdagen.