Bevestigingen en herinneringen instellen

Automatische bevestigingen en herinneringen zorgen ervoor dat klanten hun afspraak niet vergeten — en dat vermindert no-shows merkbaar. Je stelt zelf in wanneer en hoe die berichten vertrekken.

Stappen

1. Ga naar Calendars → Calendar Settings.
2. Open de kalender waarvoor je de berichten wil instellen.
3. Klik op Notifications.
4. Onder Confirmation, controleer of de bevestiging bij het boeken is ingeschakeld, en kies of die per sms, e-mail, of beide moet vertrekken.
5. Onder Reminders, klik op Add Reminder om een herinnering toe te voegen.
6. Kies het tijdstip: bijvoorbeeld 24 uur en 2 uur voor de afspraak. Je kan meerdere herinneringen combineren.
7. Pas de tekst van elk bericht aan naar je eigen stijl — vermeld bijvoorbeeld je bedrijfsnaam, het adres en hoe de klant kan annuleren of verzetten.
8. Klik op Save om de instellingen te bevestigen.

Tips voor minder no-shows

• Een herinnering de dag voordien én enkele uren vooraf werkt doorgaans beter dan één enkel bericht.
• Vermeld duidelijk hoe de klant kan annuleren of verzetten — dat voorkomt dat mensen gewoon wegblijven.
• Test je berichten eerst op jezelf door een proefafspraak te boeken, zodat je ziet hoe de klant ze ontvangt.

Mini-FAQ

Kan ik de afzendernaam van sms- en e-mailherinneringen aanpassen? Ja, dat stel je in bij je algemene bedrijfsgegevens, zodat berichten herkenbaar van jouw zaak komen.

Kunnen klanten reageren op een herinnering om te annuleren? Dat hangt af van hoe je de herinnering opstelt — je kan een link naar herplannen of annuleren toevoegen in de berichttekst.

Werkt dit ook voor afspraken die ik zelf manueel inboek? Ja, dezelfde bevestigingen en herinneringen gelden voor elke afspraak in de kalender, ongeacht wie ze inboekte.

Vragen? Contacteer ons of mail naar info@teammade.ai — we antwoorden binnen 24 uur op werkdagen.