Interne notities vs. klantberichten
In hetzelfde gespreksvenster kan je zowel met de klant praten als intern overleggen met je team. Het verschil zit in één simpele knop — maar als je die verwisselt, stuur je per ongeluk een interne opmerking naar de klant. Hier lees je hoe het werkt.
Wat is een klantbericht?
Section titled “Wat is een klantbericht?”Een klantbericht is een antwoord dat effectief naar de klant vertrekt, via het kanaal van het gesprek (sms, e-mail, webchat, WhatsApp, Facebook of Instagram). De klant ziet dit bericht.
Wat is een interne notitie?
Section titled “Wat is een interne notitie?”Een interne notitie is zichtbaar in de tijdlijn van het gesprek, maar wordt nooit naar de klant verstuurd. Je gebruikt notities om collega’s te informeren, jezelf een herinnering te zetten, of context vast te leggen (“klant belde eerder al hierover, zie factuur 245”).
Stap 1: open het gesprek
Section titled “Stap 1: open het gesprek”Ga naar Conversations en open het gesprek waarin je een notitie wil toevoegen.
Stap 2: schakel naar notitie-modus
Section titled “Stap 2: schakel naar notitie-modus”Bij het tekstveld onderaan het gesprek zie je een keuze tussen bijvoorbeeld Reply (of het kanaal, zoals SMS/Email) en Note (interne notitie). Klik op Note om te wisselen.
Stap 3: typ je notitie
Section titled “Stap 3: typ je notitie”Typ je interne bericht. Notities krijgen meestal een visueel afwijkende kleur of markering in de tijdlijn, zodat je in één oogopslag ziet dat het geen klantbericht is.
Stap 4: verstuur de notitie
Section titled “Stap 4: verstuur de notitie”Klik op Send (of Add Note). De notitie verschijnt in de tijdlijn, zichtbaar voor je team, niet voor de klant.
Controleer altijd voor je verstuurt
Section titled “Controleer altijd voor je verstuurt”Voor je op versturen klikt, kijk kort welke modus actief is — vooral als je snel tussen meerdere gesprekken schakelt. Een interne opmerking die per ongeluk als klantbericht vertrekt, is niet meer terug te draaien.
Praktijkvoorbeeld
Section titled “Praktijkvoorbeeld”Een klant vraagt naar de status van een bestelling. Je weet het antwoord niet meteen: voeg een notitie toe (“@collega, kan jij de leverdatum checken?”), en zodra je het antwoord hebt, beantwoord je de klant met een gewoon klantbericht.
Klaar — wat nu?
Section titled “Klaar — wat nu?”- Werk je met meerdere collega’s op dezelfde inbox? Zie Gesprekken filteren en toewijzen.
- Vragen? Contacteer ons — we antwoorden binnen 24 uur op werkdagen.